Tips Urus Filing Dokumen Syarikat

Teks: Hazwani Abd Hamid

Bismillah
Assalammualaikum & Salam Sejahtera

Ramai yang ambil mudah dalam perkara filing dokumen syarikat, walhal perkara ini amat penting untuk kesinambungan syarikat. Tidak kurang yang memberatkan isu filing sehingga amat sukar untuk akauntan dan juruaudit melakukan kerja mereka. 

Di sini saya akan kongsikan beberapa tips filing terutama sekali dokumentasi jabatan akaun anda kerana ianya melibatkan pihak di luar syarikat seperti akautan, juruaudit dan pegawai kerajaan seperti LHDN, SSM dan juga KASTAM.

Antaranya tips mudah tersebut adalah:

Image result for accounting documents

BINA FAIL PENTING

Antara fail penting dalam jabatan akaun adalah:
  • Penyata Bank
  • Baucer pembayaran
  • Invois Jualan
  • Invois Pembekal
  • Daftar Aset Syarikat
  • Surat Perjanjian SewaBeli atau JualBeli
Semua dokumen ini perlu disusun mengikut nombor rujukan atau tarikh menaik. Segala dokumen yang dipinda, dibatalkan dan tertinggal perlu direkodkan sebagai bukti bagi tujuan audit.

Syarikat boleh membuat salinan pendua mengikut kesesuaian syarikat untuk transaksi yang memerlukan salinan lebih seperti transaksi pembayaran kepada pembekal.

Lain-lain dokumentasi adalah bergantung kepada keperluan dan kesesuaian syarikat. Ianya tiada panduan rigid dan tidak juga perlu menyusahkan pihak syarikat. Lebih-lebih lagi dalam dunia serba IT dan "paper-less". 

Fail juga boleh disimpan dalam bentuk "softcopy" tetapi perlu dilabelkan mengikut senarai yang diberikan bagi memudahkan pencarian. Kebanyakkan syarikat besar kini, lebih terarah kepada mengurangkan dokumen bagi menjimatkan ruang dan kos.


KERAP KEMASKINI

Mempunyai sistem dokumentasi korporat sekalipun tetapi jika ianya tidak dikemaskini secara kerap, akan mengurangkan manfaatnya. Kemungkinan juga masalah dokumen hilang akan juga berlaku. Disiplin dalam mengemaskini dokumen adalah yang paling penting dari susunan dan dekorasi fail yang cantik.


FILING DOKUMEN ASAL

Ketirisan kerap berlaku apabila kaedah pemantauan tiada, lebih-lebih lagi apabila ianya berkaitan tuntutan (claim) pekerja. Bagi mengelakkan tuntutan lebih dari sekali, anda dinasihatkan hanya menerima salinan resit asal sebagai bukti pembelian. Bidang yang selalu bermasalah dalam isu ini biasanya adalah kontraktor. Maka, satu prosedur yang ketat perlu diterangkan kepada pekerja agar mereka memahami.

Image result for accounting documents


KAJI MANFAAT

Setelah berpenat lelah menyediakan filing dan dekorasi yang cantik, anda mesti mahu mencuba keberkesanan tatacara filing anda. Cuba anda dapatkan satu-satu dokumentasi dan rakamkan jumlah masa yang terlibat. Dengan cara ini, secara langsung anda akan dapat sentiasa memperbaiki sistem yang sesuai untuk jenis syarikat anda. Jangan tiru orang sebaliknya bina SOP yang akan memudahkan anda dan pekerja.




Semoga Bermanfaat!



Post a comment

0 Comments