Tips Sistem Fail Yang Terbaik

Teks: Hazwani Abd Hamid

Ramai usahawan kat luar sana yang teruja untuk merekod transaksi akaun hari-hari sebab nak tahu syarikat untung atau rugi. Tetapi ramai dari kita terlupa bahawa, sebelum mula merekod kita perlu menyimpan rekod dengan cara dan fail yang betul. Mengapa agaknya kita perlu memastikan sistem fail adalah betul? Dan apakah cara yang betul tersebut? 

Mengapa sistem fail perlu BETUL?

1. Mudah untuk kita merekod dengan sistematik - Bayangkan kalau anda perlu rujuk 2 fail untuk 1 transaksi. Merugikan masa dan tenaga.
2. Mudah untuk buat rujukan kemudian hari - Tahukah anda rekod perniagaan perlu disimpan sehingga 7 tahun? Jangan rugikan ruang ingatan anda untuk perkara yang boleh dirujuk dengan hanya buka 1 fail. 
3. Jom kongsikan! :D

Cara yang betul dalam sistem fail?

1. Semua dokumen perlu disusun dalam turutan ke atas iaitu dari yang lama hingga terkini.
2. Baucer pembayaran perlu disusun mengikut turutan no cek.
3. Baucer pembayaran perlu dikepilkan bersama dokumen sokongan seperti Invois atau salinan fotostat cek.
4. Invois Keluar perlu disertakan bersama Pesanan Penghantaran.
5. Invois Masuk perlu disertakan bersama Pesanan Belian.
6. Jom kongsikan! :D

Benda kecil, benda remeh, tampak mudah tapi ramai yang tidak mampu sempurnakannya. Akhirnya, maklumat untuk direkod kehilangan, jadilah "SUSPENSE" sampai akhir tahun. Jika amaunnya kecil mungkin boleh ditutup, tapi jika sebaliknya lubang lain perlu dikorek. 

Semoga bermanfaat!